Een nieuw zaaksysteem

Samen met de gemeente Rotterdam beproeven we het GZAC als nieuw zaakafhandelcomponent.

Bij de gemeente Rotterdam is de Common Ground-transitie in volle gang. Ze neemt langzaam afscheid van hun oude systeem e-Suite, en stapt over naar losse componenten, waaronder het Generiek Zaakafhandelcomponent (GZAC). We bespreken met onze collega Sjors Driessen hoe deze eerste beproeving in de transitie is verlopen. 

Wat is er organisatorisch nodig om het GZAC optimaal te benutten en te beheren? En waarin kan dat gebruiksvriendelijker, met het oog op onze doelgroep? 

Op dit moment gebruikt de gemeente Rotterdam nog één groot systeem voor hun zaakgerichte processen, de e-Suite. “De e-Suite is groot en veelzijdig”, vertelt Sjors. “Je maakt er formulieren in, modelleert processen en handelt zaken af. Dat systeem gaan we nu opdelen in kleine stukjes. Eén van die stukjes is het zaakafhandelcomponent, de procesapplicatie waarin ambtenaren zaken behandelen.”

De aanleiding

De aanleiding voor deze overstap? De e-Suite is verouderd en wordt in 2027 niet meer ondersteund. De leverancier van de e-Suite, Dimpact, heeft gekozen voor een Common Ground-oplossing als vervanging. Daarmee gaan gemeenten over op een nieuwe IT-architectuur.

Rotterdam heeft binnen die architectuur koers gezet op het GZAC als procesapplicatie. Sjors legt uit: “In het huidige systeem vraagt applicatiebeheer veel capaciteit en de mogelijkheden om de business te ondersteunen zijn beperkt. Behandelaars moeten vaak handmatig data uit andere systemen kopiëren om een dossier op te bouwen.”

Met het GZAC is dat verleden tijd. Er is meer flexibiliteit per proces. De informatie die nodig is voor de behandelaar kan uit diverse bronnen worden opgehaald en opgeslagen. En deze informatie kan per proces overzichtelijk en naar wens gepresenteerd worden, waardoor de behandelaar snel overzicht heeft. Maar, dan moet de organisatie er wel klaar voor zijn.

“Met deze beproeving wilden we een eerste indruk krijgen. Wat is er qua functionaliteiten nodig om de e-Suite te kunnen vervangen? Wat is er organisatorisch nodig om het GZAC optimaal te benutten en te beheren? En waarin kan dat nog gebruiksvriendelijker, met het oog op onze doelgroep? We hebben dus gekeken naar gebieden als techniek, ondersteuning, functionaliteiten en kennis.”

De aanpak

Werken met zo’n nieuw systeem is een flinke omslag. De rol van Raakvlak hierin? “Kennis delen”, zegt Sjors. “Ik heb veel kennis over de ontwikkeling van processen binnen de e-Suite. Dus dit was voor mij een logische vervolgstap. En bij de gemeente Den Haag is mijn collega Bram aan de slag met procesconfiguratie in het GZAC. Hij leert hierdoor een heleboel. Met die kennis kunnen we in Rotterdam ook weer vooruit.”

Met een specialistisch team, waaronder een procesanalist en applicatiebeheerder, ging Sjors aan de slag met de beproeving. “We kozen een heel simpel proces: het melden van de vermissing van reisdocumenten. Dat is de melding die een burger maakt als een paspoort verloren is. We kozen bewust een eenvoudig proces, zodat we konden focussen op de vraag; hoe kunnen we dit gecontroleerd naar productie brengen?”

De uitdagingen

Een vraag waarvan het antwoord lastig was, zo bleek: “De manier om nieuwe processen toe te voegen ging erg uit van procesontwikkelaars met veel programmeerkennis, maar dat is niet de doelgroep waaraan we uiteindelijk opleveren. Daarom zijn we nu druk bezig met Ritense om het GZAC verder te ontwikkelen, zodat dit proces laagdrempeliger wordt.”

“We vinden ook dat er voor functies die vaak gebruikt worden geen programmeerkennis nodig moet zijn. Deze functies bespreken we met Ritense, waarna ze op de doorontwikkel back log worden geplaatst. Zo borgen we ook hierin een stukje laagdrempeligheid, zodat de beheerorganisatie de processen ook in beheer kan nemen, en snel nieuwe processen kan ontwikkelen.”

Samenwerken

Die doorontwikkel-agenda wordt bepaald in afstemming met andere afnemers van het GZAC, zoals de gemeente Utrecht, Amsterdam en Den Haag. Sjors: "We nemen iedereen mee in de inzichten die we opdoen. Het helpt ook om de best practices van andere gemeenten te bekijken. Want van ervaringen delen worden we uiteindelijk allemaal sterker. Zo hebben we standaard-processen van andere gemeenten geïmporteerd, en gaan we de processen die we opleveren ook met anderen delen.”

Nieuwsgierig? Over een tijdje lees je meer over de eerste concrete resultaten van de beproeving.