Doorontwikkeling van Open Formulieren

Samen met de Gemeente Rotterdam, regie-organisatie Dimpact en ontwikkelaar Maykin Media werkten we aan de doorontwikkeling van de Common-Ground-component Open Formulieren, als vervanging van het verouderde e-Suite-formulierensysteem. 

Onze collega Geert Donkers, met zijn brede expertise in het bouwen van formulieren en processen, speelde een cruciale rol in deze transitie. Ondanks diverse uitdagingen, is het eerste geïntegreerde formulier inmiddels succesvol in gebruik genomen. Geert vertelt over de aanpak en uitdagingen in dit proces.

Het begin

“Tijdens mijn werkzaamheden voor de gemeente Rotterdam kwam ik voor het eerst in aanraking met Common Ground”, vertelt Geert. “Zo werd ik ook betrokken bij de vervangingsopdracht van e-Suite. De e-Suite is namelijk een end-of-life-product. Genoeg reden om de online formulieren over te zetten naar het opensourcesysteem van de toekomst. Direct volgens de toekomstige situatie, en met behoud van de functionaliteiten waar de gemeente Rotterdam nu aan gewend is. De vraag van de gemeente was dan ook een fijne uitdaging: kijk jij met je kennis van de e-Suite eens of Open Formulieren de functionaliteiten bevat om e-Suite te vervangen.”

Geert ziet een breed toekomstperspectief voor Open Formulieren: “Ik hoop dat Open Formulieren veel breder ingezet wordt dan alleen als vervanging van de e-Suite."

Meerdere gemeenten binnen de regie-organisatie Dimpact zitten in de Common-Ground-transitie. Dimpact host en levert de Open Formulieren-component aan Rotterdam. “De Open Formulieren-component is ontwikkeld door leverancier Maykin Media in opdracht van Dimpact”, legt Geert uit. “Rotterdam is koploper namens Dimpact: zij is één van de eerste partijen die Open Formulieren geïntegreerd met de e-Suite gebruiken. Raakvlak heeft de Open Formulieren-transitie onder de loep genomen en vereisten opgesteld.”

“Dat begon met een inventarisatie in 2022. Daarna volgde een doorontwikkelopdracht van Dimpact aan leverancier Maykin Media en Eviden, gefinancierd door Rotterdam. En nu, in april 2024, kan het component eindelijk de e-Suite formulieren vervangen.”

De aanpak

Hoe Raakvlak deze doorontwikkelopdracht aanpakte? Geert: “Ik maakte eerst namens Rotterdam een fitgap tussen de e-Suite en Open Formulieren: wat kan e-Suite wel, en wat kan Open Formulieren nog niet? Hierover ging ik in gesprek met leverancier Maykin Media. Wat moesten zij precies bouwen om Open Formulieren gebruiksvriendelijker te maken en optimaal te laten functioneren?”

Vervolgens gingen Geert en collega Erik met de uitrol van Open Formulieren binnen Dimpact aan de slag. “Dat bestaat voornamelijk uit het configureren van de omgevingen. e-Suite was een grote silo, en nu moesten we zelf zorgen dat alles op de juiste manier met elkaar verbonden werd. Het was dan ook een flinke klus om uit te zoeken hoe de configuratie precies werkt. Wat moet er waar ingevuld worden om verbinding te krijgen? Deze resultaten werkten we uit in handleidingen. Zo configureerden we de gemeentelijke omgevingen aan de hand van deze handleiding. Met deze instructies kunnen de andere Dimpact-gemeenten ook aan de slag. Want onze kennis delen, doen we graag!”

Uitdagingen in het project

Het project nam uiteindelijk redelijk wat tijd in beslag. “Er komen natuurlijk ook uitdagingen op je pad”, benadrukt Geert. “Er verandert namelijk veel in korte tijd. De realisatie van de vereisten ging snel, dankzij Maykin Media. De meeste requirements zijn zes maanden na inventarisatie opgeleverd. Maar met name het regie- en leverproces dat daarop volgde, nam veel tijd in beslag. Denk aan het opzetten van strakke processen bij Dimpact om doorontwikkeling te begeleiden, nieuwe wensen te financieren, en de levering en integratie van Open Formulieren. Allemaal nieuwe uitdagingen, waar we wijze lessen uithalen voor de toekomst.”

“Ook aan de andere kant van de keten, in de eSuite, waren aanpassingen nodig. Daar wijzigde bijvoorbeeld de leverancier, waardoor we niet meer op ondersteuning konden rekenen totdat er nieuwe overeenkomsten lagen.”

“Maar ook voor gemeenten verandert er veel in korte tijd. Het was daarom ook extra belangrijk om aan alle belanghebbenden expliciet uit te leggen welke voordelen deze automatiseringsslag met zich meebrengt. Natuurlijk ook niet gek dat zo’n proces tijd kost, want je bent wel bezig om een programma te vervangen waar meer dan 15 jaar aan doorontwikkeling in zit. Het is nu nog steeds soms zoeken, maar inmiddels is de gemeente Rotterdam écht aan de slag met Open Formulieren!”

Toekomstperspectief

Het formulier ‘vermissing reisdocument’ staat nu live bij de gemeente Rotterdam. De data uit het formulier landt nu in de e-Suite, maar kan straks in dezelfde vorm naar de nieuwe procesapplicatie gerouteerd worden. Een mooie mijlpaal. “Er zijn al een aantal aanvragen binnengekomen, en dat verloopt goed. Mooi om te zien dat de nieuwe techniek werkt!”

Geert ziet een breed toekomstperspectief voor Open Formulieren: “Ik hoop dat Open Formulieren veel breder ingezet wordt dan alleen als vervanging van de e-Suite. Veel gemeenten hebben namelijk meerdere applicaties voor dezelfde functie. Ik zou het mooi vinden als Open Formulieren ervoor zorgt dat het aantal applicaties afneemt. Hierdoor kunnen applicaties binnen gemeenten veel uniformer ingericht worden.” 

Kortom: de doorontwikkeling was een flinke uitdaging. Maar inmiddels is de nieuwe oplossing voor klantgerichte, gebruiksvriendelijke en intelligente formulieren nog mooier dan het oude component. 

Nieuwsgierig naar Open Formulieren? Binnenkort lees je meer over de Open Formulieren-transitie.