Knallen met Open Formulieren

Met een topteam werken we aan de transitie van e-Suiteformulieren naar de Common-Ground-component Open Formulieren.

Na een lang ontwerptraject is de nieuwe oplossing voor klantgerichte, gebruiksvriendelijke en intelligente formulieren klaar om de e-Suite-formulieren te vervangen.  Het eerste formulier, ‘vermissing reisdocument’, is inmiddels live. De Open Formulieren-transitie is dan ook volop in gang. Onze collega’s Geert Donkers, Daniël Stroes en projectleider Bregje van der Horst bespreken hoe de eerste stappen in de transitie verlopen.

De juiste kennis in huis

Daniël en Geert werken namens Raakvlak al jaren samen met de gemeente Rotterdam. Daniël: “Eigenlijk werk ik in twee verschillende functies: aan de ene kant ben ik verantwoordelijk voor de inrichting en doorontwikkeling van e-Suite processen, en aan de andere kant werk ik aan de overzetting van e-Suite formulieren naar Open Formulieren.”

Bregje ging een tijd geleden voor Gemeente Rotterdam aan de slag. “Ik zat samen met Geert in het bouwteam voor dienstverlening, burgerzaken en processen”, vertelt ze. “Geert was de bouwer, ik de analist. Toen zaten we al altijd op één lijn. Nu werken we samen met Daniël en Jean als team aan de Open Formulieren-transitie.”

En dat bevalt goed: “De instelling van de Raakvlakkers is top! Het zijn allemaal hele relaxte persoonlijkheden. Ze pakken hun verantwoordelijkheid en zijn niet bang om daar een krabbel onder te zetten. Kortom: we werken gewoon met een team van fijne, slimme mensen aan deze transitie.” 

Aan de slag!

Sinds december staat het eerste formulier live. En sinds begin maart is de Open Formulieren-transitie écht op gang gekomen. Bregje vertelt: “We werken hard aan de bouw van formulieren, die op dit moment door de key-users getest worden.” Geert vult aan: “We lopen daardoor nog tegen wat verbeterpuntjes aan, zoals het optimaal functioneren van de postcodezoeker. Deze wordt namelijk gevoed door een integratie die binnen Rotterdam nog gerouteerd wordt. Maar dat is logisch: je gaat altijd dingen tegenkomen als je een gloednieuwe component voor het eerst gebruikt.”

“We werken hard en daardoor vallen er steeds meer beperkingen weg”, benadrukt Bregje. “Stapje voor stapje komen we er. Het migratieproces werkt goed: we bouwen de formulieren om van e-Suiteformulier naar Open Formulier, laten ze testen door onze medewerkers en praten over eventuele struikelblokken die ze tegenkomen. De eerste reacties van medewerkers zijn positief. De formulieren zien er vergelijkbaar uit, dus voor hen verandert er niet veel.”

De aanpak

Hoe pakt het team de Open Formulieren-transitie precies aan? Daniël legt uit: “We hebben een complete lijst gemaakt van de formulieren die we gaan overzetten. We gaan de hele lijst door en kijken welke formulieren we al kunnen bouwen en testen. Zijn er bijzonderheden bij bepaalde formulierengroepen? Dan zetten we dat er ook bij.”

De bouw van een formulier is een fijne uitdaging, volgens Daniël. “Als we starten met de bouw leggen we het desbetreffende e-Suiteformulier naast Open Formulieren. We proberen het één op één over te nemen. Maar het zijn twee totaal verschillende technieken, dus het is soms even puzzelen. In e-Suite bouw je formulieren op een hele visuele manier: met een soort flowchart. Het bouwen in  Open Formulieren is een compleet nieuwe ervaring, maar je hebt het snel onder de knie. Bovendien kun je met scripts meer opties toevoegen en zo de formulieren veel specifieker inrichten. Dus met de doorontwikkeling kun je de formulieren beter op maat maken voor behandelaar en burger.”

Als een eerste opzet van het Open Formulieren-formulier staat, zijn er verschillende reviewrondes: door de bouwers, maar ook door de gemeentemedewerkers zelf. “Een soort gebruikersacceptatietest”, legt Daniël uit. “Vaak komen er nog wat verbeterpuntjes naar voren. Als we dan uiteindelijk definitief groen licht hebben, gaat het hele formulier naar productie.”

Vastleggen en leren 

Eén van de belangrijkste onderdelen van het traject is het vastleggen van alles wat het team doet. Bregje legt uit: “Alle stappen die we doorlopen bij het overzetten van de formulieren, leggen we vast. Zo is er altijd een soort checklist als naslagwerk. Want hoe bouw je een proces precies om? En welke afspraken maken we daarbij? Dat leggen we allemaal vast. Als wij klaar zijn, is er zo altijd iets om mee verder te werken.”

Natuurlijk wordt er daarbij ook vooruit gedacht: “Als deze formulieren gereed zijn, moet het beheerteam ook zonder projectleider wijzigingen doorvoeren en nieuwe aanvragen verwerken. Het doel is in principe dat er uiteindelijk geen projectleider meer nodig is, en dat de gemeente de transitie zelf verder voortzet. Daar ligt nog wel een flinke uitdaging: hoe het technisch werkt, dat weten we inmiddels. Maar nu komt het deel waar de hele organisatie het gaat gebruiken.”

Geert vult aan: “Mensen hebben jarenlang met hetzelfde systeem gewerkt. Medewerkers gaan als het ware van een beheerdersrol naar een behandelaarsrol. We doen er alles aan om dit verandertraject goed door te  geven aan de medewerkers. Bregje doet dat bijvoorbeeld door de huidige applicatiebeheerders te betrekken in de conversie. Die beheerders worden opgeleid, en er wordt een way-of-work overgedragen. Zo hopen we de transitie zo soepel mogelijk te laten verlopen.”

Hoe ziet de toekomst eruit? 

Bregje heeft een duidelijke visie: “Uiteindelijk hoop ik dat Open Formulieren volledig omarmd wordt. Niet alleen als tool om e-Suite te vervangen, maar ook als tool om alle formulieren te vervangen. En daar zijn de eerste stappen al in gezet. Ook hoop ik de proceseigenaren te enthousiasmeren om uiteindelijk zelf aan de slag te gaan en de formulieren verder aan te scherpen. Zo kunnen we alle formulieren ook inhoudelijk naar een hoger niveau tillen.”

Geert voegt toe: “Ik hoop dat Common Ground volledig omarmd wordt in Nederland. Ik ben ook betrokken bij regie-organisatie Dimpact en zie dat ook andere Dimpact-gemeenten inmiddels aan de slag zijn met de Open Formulieren-component. Rotterdam is in dit proces echt een voorbeeldgemeente. Wat we hier hebben gedaan, kunnen we nu veel makkelijker uitrollen in andere gemeenten. Dat is een enorme stap in de Common-Ground-transitie.”

Meer weten over Common Ground of Open Formulieren? Neem gerust contact met ons op!