Aan de slag met het GZAC!

Onze collega Bram Vermeulen ging samen met Ritense voor de gemeente Den Haag aan de slag. Tijdens dit project deden we praktische ervaring op met het Generiek Zaakafhandelcomponent (GZAC). 

De gemeente Den Haag is één van de aanjagers van de Common-Ground-beweging. Dat geeft veel voordelen: open ontwikkeling, open samenwerking, opensourcesoftware, en een open markt voor procesinrichting. Voor deze vernieuwingsopgave werkt Den Haag nauw samen met Ritense, de leverancier van het kloppend hart van het platform voor dienstverlening: het GZAC. Samen vroegen ze ons als partij om processen te ontwikkelen. 

En dat was meteen raak: een Common Ground-procesapplicatie met een actieve community, een veelbelovende roadmap en de kans om business, beheer en de klant écht te bedienen? Wij zeiden natuurlijk ‘ja’!

Ready, set, GZAC!

Zo gezegd, zo gedaan en Bram startte voor Den Haag. “Het GZAC vormt de ruggengraat van de procesinrichting,” benadrukt Bram: “het is het centrale punt in de procesketen waar behandelaars, geholpen door een workflow die ik configureer, reageren op verzoeken van inwoners en bedrijven.” 

Het GZAC biedt een portaal voor behandelaars om alle informatie bij een verzoek in te zien, zodat zij effectief en prettig kunnen werken. Daarnaast zorgt het voor de creatie van aangevraagde producten (zoals vergunningen en passen), genereert het bijbehorende documenten, publiceert deze via de juiste kanalen, informeert de klant en slaat alle informatie correct op volgens de archiefwet.

Een vliegende start

Bij elke opdracht van Raakvlak staat volgens Bram een woord centraal: flexibiliteit. “Soms hebben we veel voorkennis en soms is het nodig om onze kennis bij te spijkeren. Een flexibele houding is belangrijk, ook bij dit project.”

Met die insteek ging Bram de eerste dag naar het Ritense-kantoor. “Ik heb jarenlang processen gemodelleerd voor grote gemeenten en ik heb veel kennis van het zaakgericht werken en dienstverlening, maar nog niet van de GZAC-applicatie. Maar ik ben er met een gestrekt been in gegaan!”

Experimenteren en leren

Bram is vol opgegaan in de werkwijze van Ritense. Bram: “Ik ben gedetacheerd bij Den Haag, maar werk mee in een al draaiend team van Ritense dat Den Haag als klant heeft. Bij Ritense was het ook nog even puzzelen hoe mijn rol in Team Earth eruit kwam te zien. Maar het doel bleef hetzelfde: nieuwe mensen leren werken met het GZAC. Het was dus een goede test hoe je zoveel informatie aan een buitenstaander overbrengt. En vooral ook: hoe maak je het GZAC zo gebruiksvriendelijk dat je snel kunt opschalen naar nieuwe gemeenten?”

Nieuwe manier van werken

De werkwijze van Ritense was voor Bram even wennen. Bij Raakvlak gaat hij namelijk veel in gesprek met de klant, in dit geval de gemeentemedewerkers. “Dat doen we nu ook wel”, vertelt Bram, “maar dan indirect. Een analist verzamelt informatie bij de gemeentemedewerker en zet deze om in tickets. Als low coder pak ik die tickets op. Zie het als een soort prikbord met taken die beschrijven wat er in het proces verwerkt mag worden.”

Hoe dat proces verloopt? “Als we iets in GZAC opleveren, testen we het en voegen we het toe aan de applicatie. Ritense heeft een tester in dienst, die aan de slag gaat met de toetsing. Nadat de functionaliteit is goedgekeurd door de tester, wordt het proces naar de acceptatieomgeving gezet, waar gemeentemedewerkers het kunnen valideren.”

Met zijn flexibele houding steekt Bram veel op: “Ik probeer zoveel mogelijk informatie mee te nemen, zodat ik het straks ook weer voor verschillende gemeenten kan toepassen. Het is een praktische manier van studie. Ik doe praktijkervaring en theoretische kennis op, omdat ik letterlijk met het product en de implementatie in aanraking ben. Door de implementatie zelf te doen, leer je het snelst. Dit is echt meedoen in alle facetten van het bouwproces. En doordat we een compleet proces opleveren, merken we nu al dat de implementatie van nieuwe processen sneller gaat omdat we al kennis en ervaring hebben. We leggen de basis voor de toekomst.”

Een rooskleurige toekomst

Volgens Bram heeft het GZAC veel potentie. “Ik denk dat het GZAC de standaard wordt binnen de grote gemeenten.” In Den Haag en Utrecht werken ze al met GZAC, en Rotterdam volgt snel. “Het product is inmiddels al een stuk rijker dan toen ik instapte. Ik merk dat steeds meer stappen op een grafische wijze geconfigureerd kunnen worden. Inmiddels zijn veel wensen verwerkt in het product om het gebruiksvriendelijker te maken. Want er is een brede en zeer actieve community waar goed naar wordt geluisterd.”

“Die Common Ground basis maakt het ook makkelijker om kennis te delen. Zo zie je dat gemeenten de processen die ze bouwen publiekelijk beschikbaar stellen. Ook een mooie ontwikkeling als je het mij vraagt.”

Conclusie

Het GZAC heeft bewezen een waardevol component te zijn in de procesinrichting van gemeenten. Door de samenwerking met Ritense en de praktische toepassing bij de gemeente Den Haag, zien we een veelbelovende toekomst waarin GZAC de standaard wordt voor zaakafhandeling. Wij zijn enthousiast over de mogelijkheden en blijven ons inzetten om dit platform verder te ontwikkelen en te optimaliseren.

Meer weten over het GZAC? 

Neem gerust contact met ons op. We delen graag onze ervaringen en inzichten.