De weg naar duurzame formulieren

Freek Hoebers vertelt over de start van de Common Ground-transitie bij ’s-Hertogenbosch en hoe het pad naar toekomstbestendige dienstverlening eruitziet. 

“Sinds december zijn Pien en ik aan de slag bij gemeente ’s-Hertogenbosch”, trapt Freek af. “En daar wachtte een mooie uitdaging op ons. ’s-Hertogenbosch wil namelijk overstappen naar de Open Formulieren-component. Aan ons de taak om structuur aan te brengen, overzicht te creëren, kennis te delen en samen de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen!” 

Een concrete uitdaging

De aanleiding voor deze opdracht is helder: de huidige formulierengenerator moet volledig vervangen worden door Open Formulieren. Gemeente ’s-Hertogenbosch is al gestart met deze transitie, maar heeft hulp nodig bij het aanbrengen van structuur en het laten aansluiten van de nieuwe component op hun bestaande zaaksysteem.

Freek legt uit: “Het is onze taak om samen met de gemeente de behoeften scherp te krijgen. Welke data heeft het bestaande zaaksysteem nodig om te kunnen functioneren? Hoe zorgen we dat de keten soepel blijft werken? Het doel is een transitie waarbij eindgebruikers niets merken van de achterliggende veranderingen, maar wél profiteren van verbeterde formulieren”, aldus Freek.

Een belangrijke uitdaging is de tijdsdruk en daarbij is een gestructureerde aanpak cruciaal. Daarom brengen Freek en Pien vanuit Raakvlak technische kennis in, en ze helpen ook bij het in kaart brengen van de processen. Deze aanpak voorkomt dat waardevolle tijd verloren gaat en zorgt voor een soepele samenwerking met de interne teams van de gemeente.

Duurzame dienstverlening als rode draad

Het sleutelwoord in deze opdracht is duurzame dienstverlening. Dat betekent niet alleen dat de nieuwe processen toekomstbestendig moeten zijn, maar ook dat er een goed opgeleid beheerteam achterblijft. Raakvlak traint en begeleidt het beheerteam van ’s-Hertogenbosch vanuit hun expertise bij de overstap naar Open Formulieren. Daarnaast wordt er een ‘tips en tricks’-pagina opgezet. Deze pagina biedt praktische handvatten en bouwrichtlijnen, zodat het team zelfstandig verder kan ontwikkelen.

“Als Raakvlak ergens weggaat, zijn we nooit echt weg”, zegt Freek. “We blijven altijd beschikbaar voor vragen of ondersteuning. Nazorg is een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening.”

Een project draait altijd om het vinden van de juiste balans tussen de doelstelling van de projectleider – namelijk binnen een bepaalde tijd alle formulieren omzetten – en het bieden van kwalitatief betrouwbare dienstverlening. Vaak worden oude formulieren één op één overgenomen, maar wat als je merkt dat er verbeteringen mogelijk zijn?

Freek: “De oude formulieren voldeden bijvoorbeeld niet aan de WCAG-richtlijnen. Daarom hebben we een vierogenprincipe ingevoerd om kwaliteit te borgen en werken we samen met de afdeling communicatie aan laagdrempelig en consequent taalgebruik. Daarnaast ontbrak het regelmatig aan doelbinding: een goede onderbouwing om bepaalde gegevens uit te vragen, zoals iemands geslacht, terwijl dat helemaal niet relevant is voor de afhandeling van het verzoek.”

Naast technische duurzaamheid speelt ook organisatorische duurzaamheid een rol. Dit betekent dat er aandacht is voor kennisoverdracht en samenwerking binnen het team. Door regelmatig samen te zitten en op locatie te werken, zorgen Freek en Pien ervoor dat de medewerkers van gemeente ’s-Hertogenbosch de nieuwe systemen niet alleen begrijpen, maar ook zelfstandig kunnen doorontwikkelen.

Stapje voor stapje

De komende tijd staat in het teken van behoeften ophalen. Samen met de architect van gemeente ’s-Hertogenbosch wordt de nieuwe Open Formulieren-component en de werking in de keten verder vormgegeven. Het doel is om een werkende keten op te zetten die naadloos integreert met Open Formulieren en het huidige zaaksysteem. Freek benadrukt het belang van een visueel overzicht: “Als iedereen weet hoe de keten loopt, kunnen we veel gerichter werken. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten.”

Toekomstige impact

Dit project is niet alleen belangrijk voor gemeente ’s-Hertogenbosch, maar dient ook als inspiratie voor andere gemeenten. “Elke organisatie heeft andere uitdagingen, maar wat we hier doen, kunnen we zeker breder toepassen”, zegt Freek. “Met de juiste structuur en samenwerking kan iedere gemeente stappen zetten richting een duurzame dienstverlening.”

Raakvlak Advies kijkt met vertrouwen naar de komende maanden. Met een gemotiveerd team, duidelijke doelen en de nodige expertise ligt de weg open voor een succesvolle transitie. Op naar het overzetten van alle formulieren en de realisatie van een solide beheerstructuur. Dankzij de ervaring van Raakvlak en de inzet van het team in ’s-Hertogenbosch, is de gemeente goed op weg naar een toekomstbestendige Common Ground-dienstverlening.