Doorontwikkeling van het GZAC voor Rotterdam

Gemeente Rotterdam staat voor een uitdagende langetermijnopgave: alle processen die zijn ondergebracht in het huidige zaaksysteem (e-Suite), overbrengen naar een nieuw zaakafhandelcomponent (GZAC). 

Onze collega Sjors Driessen is al enige tijd druk bezig met de GZAC-transitie bij de gemeente Rotterdam. Eerder vertelde hij hoe de eerste beproeving met dit nieuwe zaaksysteem is verlopen. Tijd voor een update. Want hoe staat het met de doorontwikkeling? 

Prioriteiten stellen

“De eerste beproeving met het GZAC gaf een goed beeld van wat er nog moest gebeuren”, vertelt Sjors. “En we zagen ook alle mogelijkheden die het component biedt. De grootste conclusie was dat er nog stappen te maken zijn in de gebruiksvriendelijkheid. De beheerders zijn namelijk gewend om met een vrij laagdrempelig systeem te werken. Je wilt dus zorgen dat het gebruik van GZAC net zo laagdrempelig is. Zodat ook het nieuwe zaaksysteem voor de beheerder zo fijn en makkelijk mogelijk werkt.”

Dat pakken Sjors en de gemeente Rotterdam samen aan door prioriteiten te stellen. Op dit moment wordt er bijvoorbeeld hard gewerkt om het eerste GZAC-proces live te krijgen. Dit is een losstaand proces, dat nog niet in het zaaksysteem zit. “Zo konden we zien wat er daadwerkelijk nodig is om een proces live te krijgen, en hoef je geen rekening te houden met de functionaliteiten vanuit het oude systeem. We bekeken: welke functionaliteiten heeft dit proces nog nodig? En welke van deze functionaliteiten missen nog in GZAC? Die komen bovenaan de prioriteitenlijst voor doorontwikkeling”, zegt Sjors. 

Sjors vervolgt: “Daarnaast ligt er op de lange termijn de opgave om alle processen die zijn ondergebracht in het huidige zaaksysteem over te brengen naar GZAC. Hiervoor maken we een gap-analyse: wat is er nodig vanuit e-Suite om de gaten in GZAC te vullen? Deze prioriteren we vervolgens ook. Dat doen we door na te gaan welke functionaliteiten hiervan het meeste voorkomen in de huidige e-Suiteprocessen. Hoe vaker een functionaliteit voorkomt, hoe hoger de prioriteit om deze door te ontwikkelen in het GZAC.”

Puntjes op de i zetten

GZAC voldoet in de kern aan de wensen voor zaakgericht werken. De puntjes op de i zetten zit ‘m volgens Sjors vooral in specifieke functionaliteiten of aansluitingen die Rotterdam nodig heeft. “Denk bijvoorbeeld aan documentcreatie via Xential. Of uitbreidingen van bestaande functionaliteiten, zoals de Open Zaak plug-in.”

“Naast doorontwikkeling van functionaliteiten zien we bij het GZAC ook veel ontwikkelingen op het gebied van User Experience (UX) en User Interface (UI). Rotterdam gaat uiteindelijk ongeveer 180 processen in GZAC beheren. Dat moet natuurlijk wel allemaal overzichtelijk blijven voor de behandelaren. Wij bekijken hoe dat er volgens ons uit moet zien, en dat bespreken we uiteindelijk weer met softwareleverancier Ritense.”

‘Common ground’ vinden met alle partijen

De transitie naar het GZAC is een flinke opgave, en dat vraagt om samenwerking tussen verschillende partijen. “Iedere afnemer van het GZAC draagt bij aan de doorontwikkelingspot”, legt Sjors uit. “We bepalen gezamenlijk wat we doorontwikkelen en wanneer. Om tot die gezamenlijke overeenstemming te komen houden we tweewekelijks roadmap-overleggen. Hier proberen we met de verschillende partijen letterlijk ‘common ground’ te vinden. Natuurlijk kost het soms wat meer moeite om draagvlak voor je eigen prioriteiten te creëren, maar het zorgt voor een robuuster product.”

Binnen de gemeente Rotterdam zorgt Sjors voor draagvlak door af te stemmen met de overkoepelende product owners, programmamanagers, ontwikkelaars en beheerders. “Zo gaan de doorontwikkelingen langs de laatste checks en balances.”

Een sterke en flexibele procesapplicatie

Wat GZAC uniek maakt ten opzichte van andere applicaties? Daar is Sjors duidelijk in: “GZAC is in de kern een sterke procesapplicatie, maar tegelijkertijd ook nog eens flexibel. Dit komt doordat GZAC modulair is opgebouwd, werkt met plugins en gebouwd is op open standaarden, zoals BPMN, DMN form.io en JSON.”

Daarnaast is er steeds minder specialistische kennis nodig om iets in GZAC te implementeren. Sjors: “Dat maakt het een zeer toegankelijke en veelzijdige applicatie. En van al die mogelijkheden worden mensen enthousiast.”

Meer weten over het GZAC? Neem gerust contact met ons op.